Đây là ưu điểm mà sự kiện mang lại. Nó được đánh giá theo yếu tố truyền thông mà sự kiện mang lại. Dựa trên lượng khách hàng quan tâm đến sản phẩm và dịch vụ của bạn. Dựa trên đối tượng khách hàng tiềm năng mà sự kiện mang lại.
Vậy làm thế nào để bạn có được nhiều người biết về bạn và dịch vụ của bạn? Đây là phương tiện truyền thông mà sự kiện phải cung cấp. Nó quảng bá hình ảnh thương hiệu của sản phẩm, dịch vụ mà bạn muốn khách hàng biết đến. Vậy làm truyền thông cho sự kiện có khó không? Cách truyền thông sự kiện hiệu quả 1000 câu hỏi được đặt ra. Hãy cùng YCC giải đáp qua bài viết này nhé!!
Truyền thông sự kiện là gì? Trong quá trình tổ chức sự kiện, để tạo ấn tượng với người tham gia, bạn cần có kịch bản hấp dẫn, địa điểm tổ chức lý tưởng và đội ngũ chuyên nghiệp. Tuy nhiên, bạn đã bao giờ tự hỏi làm thế nào để không chỉ những khách mời có mặt mà toàn bộ khán giả – những người không tham dự sự kiện có ấn tượng như thế nào trước khi sự kiện diễn ra và cả sau khi sự kiện kết thúc? Một chiến dịch truyền thông cho sự kiện sẽ giúp bạn điều này.
Trong bài viết dưới đây, YCC hãy cùng tìm hiểu xem truyền thông cho sự kiện là gì? Tại sao phải xây dựng kế hoạch truyền thông sự kiện? Những loại sự kiện nào cần được truyền thông và phương tiện truyền thông sự kiện nào hoạt động tốt nhất?
Truyền thông sự kiện là yếu tố gần như bắt buộc đối với mọi sự kiện của tổ chức, kể cả sự kiện nội bộ cũng cần truyền thông nội bộ.
Truyền thông cho sự kiện là gì? truyền thông cho sự kiện
Truyền thông sự kiện đem lại rất nhiều lợi ích cho nhà tổ chức:
Đem đến thông tin chính xác cho các đối tượng nhận truyền thông
Kích thích sự tò mò và mong muốn tham gia
Thu hút người tham dự (đối với các sự kiện bán vé hoặc tuyên truyền)
Quảng bá thương hiệu
Truyền tải thông điệp cho cả những người không tham dự
Ý nghĩa của truyền thông cho sự kiện
Truyền thông trước sự kiện
Truyền thông trước sự kiện mang ý nghĩa thông báo đến khách hàng, đối tác về sự tồn tại của doanh nghiệp, đồng thời thu hút đối tượng mục tiêu quan tâm và đến tham dự sự kiện đó.
Truyền thông sau sự kiện
Hầu hết các doanh nghiệp thường chú trọng đến truyền thông trước sự kiện nhưng lại bỏ qua công tác truyền thông sau sự kiện hoặc chỉ dừng lại ở việc quảng bá bằng các phương tiện truyền thông nội bộ, dẫn đến việc tổ chức sự kiện không đạt được hiệu quả như mong muốn. Thực tế, truyền thông sau sự kiện đem lại rất nhiều lợi ích to lớn như sau:
Truyền thông sau sự kiện gợi nhắc khách tham dự ghi nhớ sâu sắc hơn về sự kiện
Truyền thông sau sự kiện giúp thông điệp của sự kiện tiếp cận rộng rãi đến những người quan tâm
Truyền thông sau sự kiện giúp doanh nghiệp tiếp cận đối tượng khách hàng tiềm năng mới
Một sự kiện thành công, ấn tượng khi được truyền thông rộng rãi sẽ góp phần gia tăng sự uy tín, chuyên nghiệp và vị thế thương hiệu của doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng, đối tác
Những nguyên tắc thành công của truyền thông cho sự kiện
Hiểu rõ đối tượng được truyền thông và mục tiêu truyền thông
Thống nhất nội dung truyền thông (đặc biệt chú trọng về thương hiệu)
Ý tưởng đột phá (chiến dịch truyền thông)
Kế hoạch cụ thể rõ ràng
Thiết lập nhiều khả năng truyền thông (xử lý rủi ro truyền thông nếu có sự cố hoặc đẩy mạnh hiệu quả nếu truyền thông thành công hơn mong đợi)
NHỮNG NGUYÊN TẮC THÀNH CÔNG CHO TRUYỀN THÔNG SỰ KIỆN
truyền thông sự kiện
Các bước truyền thông cho sự kiện
Trước sự kiện
Xác định mục tiêu sự kiện, lựa chọn kênh truyền thông sử dụng (có thể chọn nhiều kênh cùng lúc), chuẩn bị kế hoạch cụ thể, tạo các “điểm nhấn” truyền thông (ưu đãi đặt vé sớm, đếm lùi ngày diễn ra, KOL…)
Tạo Fanpage cho sự kiện: Tạo trang sự kiện, cập nhật các thông tin về giới thiệu chung về sự kiện, kế hoạch lịch trình, thời gian, diễn giả, địa điểm bản đồ… nhằm mang đến đầy đủ các thông tin cơ bản cần thiết nhất đến công chúng. Thường xuyên đăng tải nội dung lên fanpage sự kiện: Khi bạn tạo trang fanpage để truyền thông cho sự kiện, một điều cần lưu ý bạn không thể bỏ bê fanpage mà không có hoạt động gì. Gửi email cho khách hàng tiềm năng: Mặc dù là một dạng email cũ nhưng nó vẫn hiệu quả trong việc tiếp cận với khách hàng tiềm năng. Nếu bạn biết cách đưa nội dung thú vị và hấp dẫn ngay từ những dòng đầu tiên. Điều cần lưu ý đầu tiên, bạn cần thu thập dữ liệu chất lượng. Truyền thông sự kiện qua các kênh báo chí: Các kênh báo chí được coi là “bên thứ ba” đáng tin cậy của công chúng trong mọi trường hợp. Thương hiệu nào cũng muốn xuất hiện trên báo chí, các phương tiện thông tin đại chúng. các bước truyền thông cho sự kiện
các bước truyền thông cho sự kiện
Trong sự kiện
Trực tiếp sự kiện (truyền hình trực tiếp, livestream, mạng xã hội…), sử dụng công cụ hỗ trợ (hashtag, game trong sự kiện, hoạt động tương tác…)
Tương tác với người xem bằng các câu hỏi và vote: Hãy tạo poll vote giúp mọi người dù có mặt tại sự kiện hay không cũng sẽ được tham gia vào một phần của sự kiện góp phần tạo sự lan tỏa. Hình thức này thích hợp cho những sự kiện là trận đấu hoặc có phần thi đấu…
tổ chức truyền thông sự kiện
tổ chức truyền thông sự kiện
Sau sự kiện
Tương tác bằng nhiều hình thức để nhắc lại (báo chí, mạng xã hội, người nổi tiếng, hoạt động bùng nổ thành công). Nếu là sự kiện mang tính chu kỳ thì sẽ thêm vài ẩn số để thu hút sự tham gia cho sự kiện sau.
Các phương tiện để truyền thông cho sự kiện
Ấn phẩm quảng cáo
Các ấn phẩm quảng cáo thường được sử dụng trong chiến dịch truyền thông trước sự kiện, bao gồm: poster, banner, phướn dọc, tờ rơi, tờ gấp…
Phương tiện truyền thông đại chúng
Cách truyền thông sự kiện sử dụng phương tiện đại chúng bao gồm truyền hình, radio, báo giấy… Trong đó, truyền hình là phương tiện ít được các doanh nghiệp lựa chọn bởi chi phí vô cùng tốn kém; radio có chi phí thấp hơn nhưng lại hạn chế về phương diện truyền thông hình ảnh; còn báo giấy có thể truyền tải tốt thông tin về mặt hình ảnh và chữ viết, tuy nhiên cần lưu ý về thời điểm phát hành, số lượng phát hành và quan trọng nhất là đối tượng bạn đọc của tờ báo đó.
Quảng bá sự kiện
Chạy roadshow, phát sản phẩm dùng thử miễn phí hay các cuộc thi bên lề sự kiện là những hoạt động activation tiêu biểu, thường xuyên được sử dụng cho công tác truyền thông trước sự kiện, đặc biệt là các sự kiện như khai trương, khánh thành, giới thiệu sản phẩm mới…
Truyền thông bằng công nghệ số
53% dân số Việt Nam đang sử dụng internet (theo số liệu 2017) và 72% dân số Việt Nam đang sử dụng điện thoại thông minh có kết nối internet (theo số liệu 2016) là những bằng chứng không thể chối cãi khi việc sử dụng các phương tiện công nghệ số trong truyền thông sự kiện đang ngày càng lên ngôi. Gửi email marketing thông báo về sự kiện, banner quảng cáo trên website có lượng truy cập cao, hay bài PR trên báo điện tử là những hình thức phổ biến nhất. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lựa chọn các phương tiện digital marketing khác như SMS marketing, mạng xã hội, trên blog/forum hoặc tạo website/landpage riêng để cập nhật thường xuyên những tin tức mới nhất về sự kiện này.
Để hiểu rõ hơn về truyền thông của sự kiện, hãy liên hệ với YCC để nhận được những thông tin tư vấn hữu ích nhất. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành tổ chức sự kiện, chúng tôi tự tin sẽ giải đáp mọi thắc mắc về truyền thông sự kiện của bạn. Để bạn hiểu rõ và có kế hoạch tốt nhất cho sự kiện của mình.
