Mô hình 5W1H2C5M – “Trợ thủ đắc lực” lập kế hoạch thành công

Trong thế giới đầy biến động và nhanh chóng hiện nay, việc lập kế hoạch thành công không chỉ đòi hỏi sự tinh tế trong quản lý thời gian mà còn yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ một hệ thống cơ bản. Mô hình 5W1H2C5M là một phương pháp mạnh mẽ giúp định hình chiến lược và tạo ra kế hoạch hành động hiệu quả. Mô hình này là nguồn động lực quan trọng cho sự thành công trong mọi lĩnh vực.

1. Mô hình 5W1H2C5M là gì?

5W1H2C5M là một trong những công cụ, phương pháp hỗ trợ lập kế hoạch phổ biến hiện nay bởi tính khoa học, rõ ràng, hiệu quả và dễ áp dụng. Mô hình này được áp dụng nhiều trong lĩnh vực quản lý dự án nhằm định hướng và giúp hoàn thành mục tiêu đề ra.

Mô hình này bao gồm 15 câu hỏi và được sắp xếp, hệ thống thành 5W (What, Why, Where, Who), 1H (How), 1C (How much, Communication), 5M (Control, Coordination, Cooperation, Competence, Change).

Hệ thống câu hỏi: Phương pháp 5W1H2C5M gồm hệ thống câu hỏi. Đây là những câu hỏi giúp cá nhân, đội nhóm khi thực hiện dự án có thể tập trung vào các yếu tố cốt lõi, quan trọng nhằm đảm bảo tiến độ, chất lượng. Mô hình giúp “cụ thể hóa” những việc cần làm và đưa ra quyết định chính xác trong quá trình thực hiện.

2. Hướng Dẫn Lập Kế Hoạch Theo Phương Pháp 5W1H2C5M

Phương pháp 5W1H2C5M giúp định hình kế hoạch, xác định mục tiêu cơ bản của kế hoạch. Để áp dụng phương pháp này, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:

2.1. Why – Xác Định Mục Tiêu và Yêu Cầu Công Việc

• Tại sao cần thực hiện công việc/dự án này?
• Nếu không thực hiện công việc/dự án hoặc thực hiện không thành công thì sẽ như thế nào?
• Công việc/dự án này có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, đội nhóm, cá nhân?

Nhận xét: Why là câu hỏi quan trọng nhất, là nền móng trước khi bắt đầu bất cứ công việc gì.

2.2. What – Cần Phải Làm Những Công Việc Gì?

• Sau khi đã xác định được mục tiêu, yêu cầu của công việc, bạn cần liệt kê danh sách những công việc cần làm.
• Sau khi liệt kê, bạn cần chỉ ra các bước để thực hiện công việc đó, các công việc phải liên quan đến nhau và phục vụ cho mục tiêu, bước sau là sự phát triển và tiếp nối của bước trước.

2.3. 3W – Where, When, Who

Where – Ở Đâu:

• Công việc được thực hiện ở đâu?
• Những chủ thể tham gia công việc ở những địa điểm nào?
• Các công việc, các bước được thực hiện ở cùng một địa điểm hay nhiều địa điểm khác nhau?
• Việc kiểm tra tại bộ phận nào?

When – Khi Nào:

• Công việc/dự án được thực hiện khi nào?
• Khi nào chuẩn bị, khi nào thực hiện các bước, khi nào kiểm tra, khi nào kết thúc,…?

Who – Ai:

• Ai sẽ tham gia thực hiện công việc/dự án?
• Điểm mạnh/điểm yếu của những người tham gia là gì?
• Ai sẽ thực hiện các đầu mục công việc?
• Ai là người kiểm tra?
• Ai là người hỗ trợ?
• Ai sẽ chịu trách nhiệm sau cùng?…

2.4. How – Xác Định Cách Thức Thực Hiện

• Đội nhóm, cá nhân sẽ thực hiện công việc như thế nào?
• Các công cụ hỗ trợ thực hiện công việc là gì?
• Nếu sử dụng máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
• Tiêu chuẩn thực hiện là gì?

2.5. 2C – Control & Check

C – Control:

• Xác định phương pháp để kiểm tra, kiểm soát công việc.

Nhận xét: Bất cứ công việc/dự án nào cũng cần có sự kiểm tra, giám sát để theo dõi tiến độ và kịp thời can thiệp, điều chỉnh theo đúng định hướng.

2.6. 5M – Nguồn Nhân Lực

• Man: Nguồn nhân lực: Những người tham gia thực hiện dự án là ai, trình độ, kinh nghiệm, năng lực như thế nào?
• Money – Tài Chính: Ngân sách thực hiện là bao nhiêu?
• Material – Nguyên Liệu/Nhà Cung Ứng: Những yếu tố cần thiết cho việc thực hiện dự án như nguyên vật liệu hay nhà cung cấp, tiêu chuẩn nhà cung cấp,…
• Machine – Máy Móc Công Cụ Hỗ Trợ Thực Hiện.
• Method: Phương pháp thực hiện.

Nhận xét: 5 yếu tố trong nguồn nhân lực đóng vai trò cốt lõi làm nên hiệu quả của kế hoạch.

2.6, Ý nghĩa của Phương Pháp 5W1H2C5M

Phương pháp 5W1H2C5M không chỉ giúp xây dựng kế hoạch một cách chi tiết mà còn đặt ra những câu hỏi quan trọng, khám phá, và tập trung vào những yếu tố cốt lõi của dự án. Việc trả lời mỗi câu hỏi đều mang lại cái nhìn tổng thể, giúp đảm bảo tính khoa học và hiệu quả của kế hoạch.

Ngoài ra, phương pháp này giúp tăng cường sự hiểu biết và đồng thuận trong đội nhóm, giúp mọi người có cùng hướng tiếp cận công việc và mục tiêu chung. Các câu hỏi đặt ra qua mô hình 5W1H2C5M giúp người lập kế hoạch và đội nhóm nhận diện và giải quyết vấn đề một cách chủ động.

3. Lưu ý khi sử dụng phương pháp 5W1H2C5M trong lập kế hoạch

Dưới đây là những lưu ý và bí quyết quan trọng khi áp dụng phương pháp 5W1H2C5M trong quá trình lập kế hoạch:

Chi tiết và có lộ trình:

• Lập kế hoạch càng chi tiết càng tốt, bao gồm lộ trình theo ngày, tuần, tháng, quý, và năm.
• Đạt được mục tiêu trong thời gian ngắn nhất là hiệu quả tối ưu về thời gian, chi phí và công sức.

Khả năng thực hiện:

• Lập kế hoạch phải đảm bảo các công việc trong khả năng thực hiện của bạn hoặc đội nhóm.
• Điều này giúp tránh gặp phải những thách thức không cần thiết và giữ cho kế hoạch có tính khả thi.

Thời gian nghỉ ngơi:

• Cần có khoảng thời gian dành cho cá nhân và đội nhóm để nghỉ ngơi và giải trí, nhằm phục hồi năng lượng trước khi bắt đầu công việc tiếp theo.
• Sự nghỉ ngơi đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự tập trung và hiệu suất làm việc.

Phân tích và đánh giá:

• Luôn thực hiện sự phân tích và đánh giá sau mỗi giai đoạn hoặc khi dự án hoàn thành để rút kinh nghiệm.
• Điều này giúp điều chỉnh kế hoạch kịp thời, học hỏi từ những thất bại và cải thiện quy trình làm việc.

Ghi chú và lưu trữ thông tin:

• Luôn ghi chú, chi chép đầy đủ thông tin về các công việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành trong từng giai đoạn của kế hoạch.
• Việc này giúp theo dõi tiến độ, xác định vấn đề sớm và tạo cơ sở dữ liệu để hỗ trợ quản lý và đánh giá sau này.

Trên đây là những điểm cần lưu ý khi sử dụng phương pháp 5W1H2C5M để lập kế hoạch, một công cụ hữu ích không chỉ trong quản lý thời gian mà còn trong chiến lược kinh doanh. Hãy tham khảo để hiệu quả hóa việc đạt được mục tiêu của bạn hoặc tổ chức.

Mô hình 5W1H2C5M không chỉ là một công cụ quản lý thời gian và tài nguyên mà còn là một chiếc chìa khóa mở cánh cửa của sự thành công. Bằng cách nhìn nhận mọi khía cạnh và chi tiết của một kế hoạch, người ta có thể dễ dàng định hình chiến lược và xác định những bước hành động cụ thể. Trở thành “Trợ thủ đắc lực,” mô hình này không chỉ giúp chúng ta duy trì sự tổ chức và kỷ luật trong công việc mà còn tạo nên sự linh hoạt và sáng tạo, hai yếu tố quan trọng giúp chúng ta vươn tới những đỉnh cao mới. YCC hy vọng bài viết này sẽ mang đến những thông tin hữu ích cho bạn!