5 bước lập kế hoạch theo mô hình Smart và Ví dụ

Lập kế hoạch theo mô hình SMART không chỉ là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả mà còn là cơ hội để đặt ra những mục tiêu rõ ràng và đo lường được. Được phổ biến trong quản lý dự án và kế hoạch cá nhân, mô hình SMART (cụ thể, đo lường, khả thi, liên quan, giới hạn thời gian) tạo ra một kịch bản chiến lược, giúp đảm bảo rằng mọi nỗ lực đều hướng về một hướng chung và có thể đo lường được đối với mục tiêu đề ra.

Hiểu Rõ về Mục Tiêu SMART để Ứng Dụng Hiệu Quả

Để thực hiện nguyên tắc SMART trong việc lập kế hoạch, trước hết hãy tìm hiểu kỹ về mục tiêu theo chuẩn SMART. SMART là viết tắt của 5 yếu tố quan trọng nhằm thiết lập mục tiêu hiệu quả và thông minh:

1. Cụ Thể (Specific): Mục tiêu cần được đặt ra một cách rõ ràng và cụ thể, tránh sự mơ hồ và không định.

2. Đo Lường (Measurable): Mục tiêu phải có thể đo lường được, từ đó bạn có thể theo dõi tiến triển và đạt được cái nhìn chính xác về sự phát triển.

3. Khả Thi (Achievable): Mục tiêu cần đặt ra một cách khả thi, không quá khó khăn nhưng vẫn đòi hỏi sự nỗ lực để đạt được.

4. Liên Quan (Relevant): Mục tiêu phải có liên quan đến mục đích tổng cụ thể và góp phần vào sự thành công lớn hơn của tổ chức hoặc cá nhân.

5. Giới Hạn Thời Gian (Time Bound): Mục tiêu cần được đặt trong một khung thời gian cụ thể, giúp tạo áp lực và cam kết thời gian cho quá trình đạt được.

Lý thuyết thiết lập mục tiêu SMART đã trải qua những cột mốc quan trọng:

• Tháng 11 năm 1981, thuật ngữ SMART được George T. Doran đề cập lần đầu trong ấn bản “Management Review”.
• Giáo sư Robert S. Rubin tiếp tục nghiên cứu và công bố SMART trên báo chí.
• Lý thuyết quản lý mục tiêu của Peter Drucker cũng đề cập đến mục tiêu SMART.
• Năm 2003, Paul J. Meyer mô tả đặc điểm của SMART trong cuốn sách “Thái Độ Là Tất Cả”.

Việc áp dụng nguyên tắc SMART trong lập kế hoạch mang lại nhiều lợi ích như:

• Cụ thể hóa và minh bạch hóa mục tiêu.
• Đo lường chính xác tiến độ triển khai công việc và hoàn thành mục tiêu.
• Thiết lập mục tiêu phù hợp với nguồn lực hiện tại.
• Liên kết các mục tiêu để tạo sự cộng hưởng.
• Tạo áp lực và cam kết về thời gian hoàn thành mục tiêu.

Thế nào là một mục tiêu SMART trong lập kế hoạch?

Mục tiêu SMART là một phần quan trọng không thể thiếu khi xây dựng kế hoạch công việc và dự án. Đối với Quản trị dự án (PM), việc triển khai kế hoạch công việc một cách hiệu quả sẽ trở nên khó khăn nếu không liên kết chặt chẽ với một mục tiêu cụ thể.

Trong thực tế quản trị, mục tiêu SMART được xem là kết quả mong muốn mà bản kế hoạch công việc đang hướng tới. Kế hoạch công việc, trong ngữ cảnh này, đại diện cho cách thức và con đường triển khai hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. Mục tiêu SMART, tương tự như một điểm đánh dấu rõ ràng trên bản đồ, định hình và hướng dẫn để tránh lạc hướng trong quá trình thực hiện công việc.

Toàn bộ, mục tiêu SMART có thể được coi như một tầm nhìn dài hạn trong quá trình lập kế hoạch của nhà quản lý. Đối với các dự án lớn và phức tạp, nhà quản lý dự án cần nhìn xa hơn những yêu cầu cụ thể, tiến độ thời gian, và ngân sách thông thường. Thông qua việc thiết lập mục tiêu SMART, nhà quản lý có thể xác định rõ hướng đi và tạo ra kế hoạch chính xác và thích hợp để đạt được mục tiêu dài hạn.

 5 Bước Áp Dụng Nguyên Tắc SMART Trong Lập Kế Hoạch

Bước 1: Xác Định Rõ Ràng Mục Tiêu Đầu tiên, đảm bảo mục tiêu của bạn được xác định một cách rõ ràng và cụ thể. Việc này đặt ra yêu cầu cần thiết khi kế hoạch đòi hỏi sự tham gia của nhiều thành viên, và mỗi người có thể có cái nhìn khác nhau. Để làm điều này, bạn có thể sử dụng khung 5W (Who, What, When, Where, Why) để thiết lập mục tiêu một cách chi tiết và rõ ràng.

Ví dụ: Mục tiêu 1 – “Thu hút nhiều người truy cập vào trang website công ty” so với Mục tiêu 2 – “Lưu lượng truy cập website công ty đạt ít nhất 2.000 khách truy cập mỗi ngày”. Mục tiêu thứ 2 rõ ràng và cụ thể hơn.

Bước 2: Đảm Bảo Mục Tiêu Có Thể Đo Lường Được Một mục tiêu có thể đo lường sẽ giúp bạn theo dõi tiến triển và đạt được cái nhìn chính xác về sự phát triển. Điều này cung cấp một thước đo số liệu cho tiến độ tổng thể và lượng công việc còn lại.

Ví dụ: Mục tiêu 1 – “Giảm thời gian tải trang web xuống tối đa 3 giây để cải thiện trải nghiệm khách hàng” so với Mục tiêu 2 – “Giảm thời gian tải trang web”. Mục tiêu thứ nhất có một thước đo cụ thể.

Bước 3: Đảm Bảo Mục Tiêu Có Thể Đạt Được Mục tiêu cần phải khả thi, không quá khó khăn để nhân viên có thể đạt được. Cần thực hiện một quá trình ủy quyền công việc một cách có chủ động và tích cực để đảm bảo mục tiêu có thể thực hiện được.

Bước 4: Đảm Bảo Mục Tiêu Có Tính Liên Quan Mục tiêu cần phải liên quan đến mục đích tổng cụ thể và góp phần vào sự thành công tổng thể của tổ chức hoặc cá nhân. Các mục tiêu cũng cần được liên kết với nhau để tạo nên sự cộng hưởng.

Ví dụ: Mục tiêu giai đoạn 1 là khảo sát thực trạng khách hàng và giai đoạn 2 là lập trình phần mềm theo yêu cầu. Mục tiêu 2 phụ thuộc vào thành công của Mục tiêu 1.

Bước 5: Gắn Mục Tiêu với Thời Hạn Hoàn Thành Cụ Thể Gắn mục tiêu với mốc thời hạn hoàn thành cụ thể để duy trì sự tập trung và động lực. Mốc thời hạn giúp ưu tiên và sắp xếp nguồn lực một cách hiệu quả để đạt được các mục tiêu.

Ví dụ: “Team dự án sẽ khắc phục 100% các lỗi nghiêm trọng của phần mềm trước ngày 30/11/2021”. Mục tiêu gắn với thời hạn sẽ khuyến khích thành viên tập trung và nỗ lực để đạt được mục tiêu.

Ví dụ về áp dụng nguyên tắc SMART trong lập kế hoạch

Để hiểu rõ về cách áp dụng nguyên tắc SMART trong lập kế hoạch, hãy cùng GoalF khám phá các ví dụ cụ thể dưới đây:

Ví dụ 1 – Phát triển chuỗi cửa hàng ăn chay

• S – Cụ thể: Mở rộng phát triển chuỗi cửa hàng ăn chay.
• M – Đo lường: Ít nhất thêm 3 cửa hàng ở Hà Nội.
• A – Tính khả thi: Nguồn lực nhân sự và tài chính hiện tại đủ giúp công ty hoàn thành mục tiêu.
• R – Tính liên quan: Nhằm giúp gia tăng 5% lợi nhuận của toàn hệ thống trong năm 2022.
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu sẽ cần hoàn thành trước ngày 31/12/2021.

Ví dụ 2 – Giảm biến động nhân sự

• S – Cụ thể: Giảm tỷ lệ biến động nhân sự.
• M – Đo lường: Xuống mức dưới 10% so với tổng số nhân sự hiện tại.
• A – Tính khả thi: Với quỹ lương, danh tiếng công ty và triển vọng các dự án hiện tại, công ty có thể đạt được mục tiêu giảm biến động nhân sự.
• R – Tính liên quan: Nhằm giúp ổn định nguồn nhân sự triển khai dự án trong quý I-2022.
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần hoàn thành trước ngày 31/12/2021.

Ví dụ 3 – Gia tăng doanh thu

• S – Cụ thể: Gia tăng doanh thu công ty.
• M – Đo lường: Tăng 5% so với quý III-2021.
• A – Tính khả thi: Với tình hình dịch bệnh đã lắng xuống, mục tiêu gia tăng doanh thu là khả thi.
• R – Tính liên quan: Nhằm giúp công ty vượt qua khó khăn tài chính hiện tại.
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần hoàn thành trước ngày 31/12/2021.

Ví dụ 4 – Cải thiện thành tích chạy bộ

• S – Cụ thể: Cải thiện thành tích chạy bộ.
• M – Đo lường: Có khả năng chạy liên tục 42km dưới 3 giờ 30 phút.
• A – Tính khả thi: Với tích lũy tập luyện trong năm 2021, tôi có thể hoàn thành được mục tiêu.
• R – Tính liên quan: Nhằm đạt kết quả tốt trong giải chạy tháng 8/2022.
• T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần hoàn thành trước 30/7/2022, một tháng trước khi giải chạy bắt đầu.

Ví dụ 5 – Học tập suốt đời

• S – Cụ thể: Học tập liên tục, suốt đời.
• M – Đo lường: 60 phút tự học, tìm hiểu theo chủ đề mỗi ngày.
• A – Tính khả thi: Với quỹ thời gian và khả năng bản thân, tôi có thể duy trì kế hoạch.
• R – Tính liên quan: Nhằm phục vụ công việc, phát triển bản thân.
• T – Giới hạn thời gian: Duy trì kế hoạch suốt đời.

Trong thế giới kinh doanh đầy biến động ngày nay, lập kế hoạch theo mô hình SMART không chỉ là một chiến lược hữu ích mà còn là chìa khóa để đạt được mục tiêu hiệu quả. Việc xác định mục tiêu cụ thể và đo lường chúng dựa trên các tiêu chí SMART không chỉ giúp tăng sự linh hoạt trong quản lý mục tiêu mà còn giúp tăng khả năng đạt được thành công trong kế hoạch và dự án của bạn. Hãy áp dụng mô hình SMART vào quá trình lập kế hoạch của bạn để đảm bảo rằng bạn không chỉ đang di chuyển, mà còn đang di chuyển đúng hướng. YCC hy vọng bài viết này sẽ mang đến những thông tin hữu ích cho bạn!