Cách xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ

Trong môi trường kinh doanh đương đại, việc xây dựng một kế hoạch truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả. Bằng cách tạo ra các chiến lược và phương tiện truyền thông nội bộ, doanh nghiệp có thể tăng cường sự gắn kết và thông tin trong tổ chức, đồng thời thúc đẩy sự hiểu biết về mục tiêu và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Hãy cùng đi sâu vào cách xây dựng một kế hoạch truyền thông nội bộ đầy tính chiến lược và linh hoạt.

Cách xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ
                                       Cách xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ

1. Khái niệm về truyền thông nội bộ 

Truyền thông nội bộ, còn được gọi là internal communications, là quá trình truyền đạt thông tin và thông điệp giữa các thành viên và các phòng ban trong một tổ chức, nhằm xây dựng và củng cố mối quan hệ giữa nhân viên và giữa nhân viên với quản lý. Đây là một phần quan trọng của hoạt động tổ chức mà mọi doanh nghiệp hoặc tổ chức đều cần.

Trong ngữ cảnh của truyền thông tổ chức, truyền thông nội bộ là quá trình truyền tải thông tin về công việc, thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo công ty đến tất cả nhân viên. Việc này đóng vai trò quan trọng trong việc gắn kết và phát triển nhân viên với tổ chức. Nếu truyền thông nội bộ không được thực hiện một cách hiệu quả, nhân viên có thể không nhận biết rõ về yêu cầu công việc, quyền lợi và trách nhiệm của họ đối với sự phát triển của công ty. Ngược lại, quản lý cũng không

2. Các bước xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ 

Để phát triển một kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả, việc đánh giá tổng quan tình hình truyền thông trong tổ chức là cực kỳ quan trọng. Điều này là cơ sở để xây dựng các mục tiêu chiến lược tiếp theo của doanh nghiệp. Dưới đây là những bước cần thực hiện trong quá trình đánh giá:

Bước 1: Đánh giá lại kế hoạch truyền thông nội bộ hiện tại:

  • Xác định điểm mạnh và điểm yếu của kế hoạch trước đó.
  • Phân tích thành công và hạn chế trong việc thực hiện chiến lược truyền thông nội bộ.
  • Nếu chưa có kế hoạch truyền thông nội bộ trước đây, cần xác định lại mục tiêu mà bạn muốn đạt được trong tương lai.
  • Phân tích tình hình giao tiếp nội bộ bằng cách theo dõi tương tác của các thành viên, tiến hành khảo sát nhân viên thông qua các phương pháp như bảng hỏi, phỏng vấn nhóm, v.v.

Bước 2: Xác định kết quả mong muốn:

  • Xác định mục tiêu của tổ chức (mục tiêu kinh doanh) cần đạt được để tăng cường hiệu suất hoạt động.
  • Xác định mục tiêu truyền thông nội bộ, ví dụ như nâng cao năng suất lao động, thúc đẩy sự phấn đấu của nhân viên, v.v.
  • Đảm bảo rằng mục tiêu bạn đề ra phải đáp ứng các tiêu chí của mô hình SMART (Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Thực tế, Có thời hạn).

Bước 3: Xác định đối tượng mục tiêu:

  • Phân loại nhóm nhân viên thành các nhóm nhỏ khác nhau và phân tích hành vi, nhận thức của từng đối tượng để có kế hoạch truyền thông phù hợp.
  • Phân tích nhu cầu thông tin của nhân viên và xác định những thông điệp phù hợp với từng đối tượng.

Bước 4: Xây dựng thông điệp truyền thông:

  • Xây dựng một thông điệp rõ ràng, truyền cảm hứng để các thành viên có thể kết nối với tầm nhìn và chiến lược của tổ chức và hiểu rõ hơn về vai trò của họ.
  • Thông điệp truyền thông nội bộ bao gồm cả thông điệp doanh nghiệp muốn truyền tải và nhu cầu thông tin của nhân viên.

Bước 5: Quyết định chiến lược và lựa chọn kênh truyền thông:

  • Phát triển chiến lược truyền thông để tiếp cận nhân viên và truyền tải thông điệp thông qua các kênh truyền thông.
  • Lựa chọn các kênh truyền thông phù hợp để tiếp cận và truyền tải thông điệp hiệu quả, như giao tiếp trực tiếp, các cuộc họp, tài liệu chính thức, mạng xã hội nội bộ, v.v.

Bước 6: Đo lường hiệu quả:

  • Xác định các chỉ số đo lường để theo dõi tiến độ thực hiện và đánh giá kết quả của chiến dịch truyền thông nội bộ.
  • Các chỉ số tương tác như số lượt thích, nhận xét, chia sẻ trên các nền tảng truyền thông nội bộ cũng như sự hiệu quả và sự gắn kết của các nhân viên có thể được đo lường và phản hồi.

3. Một số hình thức truyền thông nội bộ thực tế

Các phương tiện truyền thông nội bộ là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp truyền đạt thông điệp và giao tiếp với nhân viên một cách hiệu quả. Dưới đây là một số phương tiện phổ biến:

Một số hình thức truyền thông nội bộ thực tế
                                         Một số hình thức truyền thông nội bộ thực tế
  • Bảng tin, Standee: Đây là cách hiệu quả để thông báo về các sự kiện. Chỉ cần in poster và dán lên bảng tin, mọi nhân viên sẽ dễ dàng nhìn thấy.
  • Bản tin Email: Thông qua email, doanh nghiệp có thể thông báo về các sự kiện, tin tức hoặc chính sách mới.
  • Chương trình radio nội bộ: Có thể tổ chức chương trình radio hàng tuần để chia sẻ thông tin từ cấp trên, lời tâm sự của nhân viên, hoặc phát các bài hát theo yêu cầu.
  • Tạp chí nội bộ: Trong quá khứ khi email chưa phổ biến, tạp chí nội bộ là phương tiện phổ biến để chia sẻ thông tin, bài phỏng vấn nhân viên, tổng hợp sự kiện…
  • Chương trình tổng kết hàng tuần: Chương trình này tổng kết hoạt động, sự kiện, tin tức trong tuần và vinh danh nhân viên xuất sắc.
  • Truyền miệng: Sử dụng truyền miệng để thông báo tin tức qua các trưởng phòng, nhóm.
  • Cuộc thi, trò chơi nội bộ: Tổ chức các cuộc thi, trò chơi như giải xếp rubik, poker, gameshow nội bộ…
  • Tham gia sự kiện cộng đồng: Đăng ký và tham gia các sự kiện cộng đồng như Giờ trái đất, Uprace… để tạo mối quan hệ và tinh thần đồng đội tốt hơn.

4. Gợi ý một số cách cải thiện hoạt động truyền thông nội bộ

Xây dựng kênh truyền thông thân thiện với smartphone

Truyền thông nội bộ ngày nay không thể thiếu smartphone. Với sự phổ biến ngày càng tăng của việc sử dụng điện thoại di động, việc đảm bảo nhân viên có thể tiếp cận thông tin qua smartphone là vô cùng quan trọng. Một website nội bộ có thể rất hữu ích với các bài viết được cập nhật thường xuyên, nhưng nếu không thân thiện với smartphone, hiệu quả của nó sẽ bị giảm đi đáng kể. Vì vậy, cần đảm bảo rằng kênh truyền thông nội bộ của bạn có thể truy cập được từ điện thoại di động, từ đó giúp thông tin có thể được truy cập mọi lúc, mọi nơi, phù hợp với những nhân viên không ngồi một chỗ để làm việc.

Hãy tận dụng video

Video có khả năng tạo ra sức hút và tương tác lớn. Trong lĩnh vực truyền thông, hiện nay không có phương tiện nào có hiệu quả hơn video. Vì vậy, ngoài thông tin dưới dạng văn bản, việc sử dụng video hoặc tạo ra video làm một phần của chiến lược truyền thông của doanh nghiệp là rất quan trọng.

Video có thể là về một ngày làm việc của nhân viên, hoặc một cuộc phỏng vấn với CEO về tầm nhìn và chiến lược sắp tới của doanh nghiệp. Tạo và chia sẻ video trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết với công nghệ hiện đại. Hãy tận dụng video một cách hiệu quả để truyền đạt thông điệp của bạn mọi lúc, mọi nơi.

Sử dụng các công cụ giao tiếp trực tuyến

Không phải lúc nào nhân viên cũng có thể tham gia các cuộc họp trực tiếp hoặc đi công tác để cập nhật thông tin. Các cuộc họp và hội nghị trực tuyến là công cụ tốt nhất để tiết kiệm chi phí truyền thông, đồng thời đảm bảo rằng thông điệp được truyền đạt một cách chính xác.

Gọi video qua Skype và các ứng dụng chat video khác là các cách tuyệt vời để truyền đạt thông tin một cách hiệu quả, kể cả khi đang ở xa nhau.

Mạng xã hội nội bộ

Mặc dù có vẻ không cần thiết, nhưng việc tạo ra một mạng xã hội nội bộ tại nơi làm việc có thể mang lại nhiều lợi ích. Các nền tảng như Facebook Workplace, Slack… cho phép nhân viên tương tác nhanh chóng, thậm chí là thay vì chờ đợi email.

Mạng xã hội nội bộ cũng có thể giúp nhân viên lên lịch và ghi nhớ sự kiện, cũng như theo dõi các kênh truyền thông trong doanh nghiệp. Điều này đặc biệt hữu ích khi có nhân viên làm việc ở các địa điểm khác nhau, giúp kết nối mọi người và tạo điều kiện cho việc hợp tác và cộng tác một cách thuận lợi hơn

Giao tiếp là một trong những hoạt động quan trọng nhất mà chúng ta thực hiện hàng ngày, cả trong môi trường làm việc và cuộc sống cá nhân. Những người tham gia vào việc giao tiếp nội bộ thường cảm thấy áp lực khi phải xem xét các phương thức giao tiếp khác nhau có thể áp dụng.Nếu ta tưởng tượng một tổ chức hoặc doanh nghiệp như một cơ thể, thì nhân lực có thể được coi là thể chất, còn truyền thông nội bộ sẽ đóng vai trò như linh hồn.Đã đến lúc các nhà lãnh đạo phải thay đổi tư duy, đi đầu trong việc nắm bắt xu hướng, và tăng cường sự quan tâm đối với những lợi ích lâu dài mà truyền thông nội bộ mang lại. Chỉ khi làm như vậy, họ mới có thể phát triển và cạnh tranh được trong môi trường kinh doanh ngày nay. Hi vọng bài viết này từ YCC sẽ giúp bạn có những kiến thức hữu ích

 

 

 

 

Đánh giá post

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *